Términos de Servicio y Acuerdo de Procesamiento de Datos

TÍTULO I: TÉRMINOS DE SERVICIO (ToS)

Artículo 1. Identificación del prestador

El servicio NeoVox es prestado por Victor Dialey Rojas Franco, trabajador autónomo con NIF 26510314P, con domicilio en Calle Caldereros, 20, 23400 Úbeda (Jaén), España, y correo de contacto: contacto@neovox.app. El servicio principal y la plataforma se prestan a través del sitio web oficial: https://neovox.app.

Artículo 2. Objeto del Servicio

NeoVox presta un servicio de enrutamiento de llamadas para empresas comerciales B2B. El sistema recibe leads mediante webhooks u otros canales activados en el contrato (formulario de clientes potenciales de Google Ads, Meta Ads, formularios web propios o correo electrónico); genera una síntesis en texto y la transforma en un aviso de voz privado. Este aviso se emite al comercial a través de Twilio antes de conectar la llamada con el contacto, cuando hay teléfono válido. El procesamiento de datos utiliza la API de Groq.

El servicio puede contratarse (a) directamente por la empresa titular de los leads, o (b) por una agencia, consultora o profesional autónomo que gestione la captación de leads de sus propios clientes ("clientes finales") a través de una o varias cuentas independientes dentro de su propio panel de gestión. En este segundo caso, la agencia es la única parte contratante y facturada por NeoVox; la relación contractual y comercial entre la agencia y su cliente final es responsabilidad exclusiva de la agencia, y NeoVox no mantiene relación contractual directa con dicho cliente final.

Artículo 3. Condiciones económicas

Los precios vigentes comunicados en la plataforma para el acceso a la infraestructura NeoVox tienen la consideración de precios netos (no incluyen el IVA aplicable, el cual se desglosará y añadirá explícitamente durante el proceso de pago en Stripe, según los datos fiscales de la empresa y la normativa vigente). El servicio está sujeto a una suscripción mensual y, en su caso, a facturación por uso según los minutos de llamada conectada con éxito, conforme a las tarifas publicadas o acordadas en el momento del alta. Cuando el contratante sea una agencia con varias cuentas de clientes finales, la suscripción se factura por cada cuenta que la agencia active, además del consumo de minutos conjunto de todas sus cuentas activas; la agencia puede activar o desactivar cuentas individuales en cualquier momento desde su panel. Los cobros se tramitan mediante la pasarela Stripe y se documentan conforme a la legislación fiscal española.

Artículo 4. Limitaciones Técnicas y de Privacidad

El sistema opera bajo restricciones técnicas estrictas para asegurar la privacidad de las comunicaciones. NeoVox no graba, transcribe ni procesa el audio de la conversación telefónica entre el contacto y el comercial. La inteligencia artificial actúa de forma exclusiva como una herramienta de síntesis interna. El motor de IA nunca emite voz ni interactúa con el contacto final.

Artículo 5. Cancelación, Reembolsos y Retención de Datos

La empresa puede cancelar la suscripción en el momento que decida desde el panel de gerencia de NeoVox, lo que comunicará la baja a la pasarela Stripe asociada a su cuenta. Para actualizar el método de pago o consultar facturas emitidas, puede usar el enlace Gestionar facturación y método de pago en la pestaña Cuenta del mismo panel (portal seguro de Stripe). Dado que se trata de un servicio digital de acceso inmediato, las mensualidades ya facturadas no son reembolsables; la empresa conserva el acceso a la plataforma hasta la finalización del periodo de facturación en curso. El consumo por minutos de llamada ya devengado y facturado tampoco da derecho a reembolso.

Al tramitar la baja definitiva, el protocolo de borrado automático entra en acción. NeoVox elimina los registros operativos y los datos de conexión alojados en sus sistemas en los plazos indicados en la Política de Privacidad, salvo conservación exigida por obligación legal (por ejemplo, facturación y contabilidad).

Artículo 5 bis. Garantía técnica de servicio (primer mes activo)

Como excepción expresa a la regla general de no reembolso establecida en el artículo anterior, NeoVox ofrece una garantía técnica durante el primer mes de suscripción activa: si el motor de NeoVox falla en emitir la llamada al comercial en un tiempo inferior a 60 segundos desde la recepción de un lead con número de teléfono válido en formato E.164, la empresa tiene derecho a solicitar la devolución íntegra de la mensualidad correspondiente a ese primer mes.

Para ejercer esta garantía, la empresa deberá enviar un correo a contacto@neovox.app indicando el identificador del lead afectado y la fecha y hora aproximada del incidente, en un plazo máximo de 15 días naturales desde que se produjo el fallo. NeoVox verificará el incidente en los registros técnicos del sistema y, si se confirma el fallo imputable a la infraestructura de NeoVox (excluyendo fallos de red del operador del comercial, teléfonos apagados o fuera de cobertura, y leads recibidos fuera del horario comercial configurado), procesará el reembolso en un plazo máximo de 7 días hábiles a través de Stripe. Esta garantía es aplicable únicamente al primer mes facturado y no es acumulable ni extensible a periodos posteriores.

TÍTULO II: ACUERDO DE PROCESAMIENTO DE DATOS (DPA)

Artículo 1. Definición de Roles

Según la normativa del RGPD europeo, la empresa cliente asume la figura legal de Responsable del Tratamiento de los datos de sus contactos finales (leads). NeoVox opera estrictamente bajo la figura de Encargado del Tratamiento, limitando sus funciones al enrutamiento de la información y la ejecución de la infraestructura técnica.

Artículo 2. Uso Efímero de Datos

NeoVox procesa el nombre, el teléfono y el motivo de contacto de los usuarios finales sin utilizarlos para fines comerciales propios del prestador. Los datos se conservan el tiempo necesario para prestar el servicio, emitir el aviso de voz, conectar la llamada y cumplir obligaciones legales aplicables; no se emplean para elaborar perfiles comerciales de NeoVox sobre esos interesados.

Artículo 3. Subencargados Autorizados

La empresa cliente autoriza a NeoVox a subcontratar partes del procesamiento a los siguientes proveedores técnicos:

• Twilio: Para la gestión de la red de telecomunicaciones y la transmisión del aviso de voz privado.
• Groq: Para el procesamiento del texto y la síntesis de datos mediante su API.
• Stripe: Para la gestión de pagos, suscripciones y facturación por uso.
• Supabase, Cloudflare y Resend: Para alojamiento de datos, ejecución del motor y envío de comunicaciones transaccionales.

NeoVox procura que los subencargados operen bajo marcos compatibles con el RGPD. Cuando el tratamiento implique transferencias internacionales de datos, se aplicarán las garantías previstas en el artículo 5 del Título III.

Artículo 4. Medidas de Seguridad y Fin del Contrato

NeoVox aplica las configuraciones de seguridad necesarias para proteger el tránsito de información entre la recepción del contacto y la emisión de la llamada. Al finalizar la relación comercial, el sistema ejecuta el borrado o bloqueo de los registros operativos según el protocolo detallado en el Artículo 5 del Título I y en la Política de Privacidad, conservando únicamente lo exigido por ley.

Artículo 5. Responsabilidad de Captación

La empresa cliente asume la obligación íntegra de informar a sus usuarios finales en su Política de Privacidad sobre el envío de datos a NeoVox para la gestión de llamadas y la generación de avisos de voz. La empresa garantiza que cuenta con la base legal necesaria antes de enviar dicha información al sistema. NeoVox queda exento de toda responsabilidad si el cliente omite esta declaración en sus formularios web o canales de entrada. La responsabilidad de obtener el consentimiento o la legitimación correspondiente recae por completo en el Responsable del Tratamiento (la empresa cliente).

TÍTULO III: POLÍTICA DE PRIVACIDAD (Tratamiento de Clientes)

Esta política regula el tratamiento de datos personales de las empresas y usuarios gerentes que contratan NeoVox. El tratamiento de datos de contactos finales se rige por el Título II (DPA), en el que la empresa cliente es Responsable y NeoVox Encargado.

Artículo 1. Responsable del Tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos de las empresas registradas y de sus usuarios de gerencia en NeoVox es Victor Dialey Rojas Franco, autónomo, NIF 26510314P, con domicilio en Calle Caldereros, 20, 23400 Úbeda (Jaén), España. Correo electrónico de contacto y para el ejercicio de derechos: contacto@neovox.app.

Artículo 2. Finalidad y Legitimación

NeoVox recopila el correo electrónico, nombre, credenciales de acceso, datos de configuración de la empresa y datos de facturación con las siguientes finalidades: gestionar el alta y el acceso a la plataforma; prestar el servicio técnico de conectividad y enrutamiento; tramitar cobros recurrentes y por uso; atender solicitudes de soporte; y cumplir obligaciones legales, fiscales y de prevención del fraude en los pagos.

Las bases jurídicas son, según el caso: la ejecución del contrato de servicios; el cumplimiento de obligaciones legales (facturación, contabilidad y fiscalidad); y el interés legítimo en mantener la seguridad y el correcto funcionamiento de la plataforma, siempre que no prevalezcan los derechos de los interesados.

La demostración en vivo de la página principal (formulario con número de teléfono, nombre y mensaje ficticio) trata únicamente esos datos para realizar una llamada de prueba bajo su consentimiento explícito, sin crear cuenta ni vincularlos a una organización. El número se usa solo para esa llamada y controles de abuso (límite de intentos). No implica alta automática en el servicio de pago.

Las consultas comerciales enviadas a contacto@neovox.app tratan nombre, empresa, email, teléfono móvil y mensaje únicamente para responder la consulta y coordinar una conversación comercial. La base jurídica es el interés legítimo en atender solicitudes de información. No se ceden a terceros salvo encargados técnicos necesarios (por ejemplo, alojamiento y correo transaccional).

Para el beneficio opcional de línea con prefijo de tu provincia (incluido en el plan, sin coste extra), NeoVox puede solicitar documentación acreditativa de la empresa: identidad del representante, acreditación fiscal (CIF o modelo 036) y justificante de domicilio fiscal en la provincia solicitada. El uso básico del servicio no requiere esta documentación. La información se trata con la finalidad de verificar la titularidad del servicio, cumplir requisitos de los operadores de telecomunicaciones y prevenir el fraude. La base jurídica es la ejecución del contrato y, en su caso, el cumplimiento de obligaciones legales e interés legítimo en la seguridad del servicio. Los documentos se almacenan de forma segura el tiempo necesario para prestar el servicio y atender obligaciones legales aplicables; no se utilizan para fines comerciales ajenos a dicha finalidad.

Artículo 3. Destinatarios y Encargados

Los datos no se cederán a terceros salvo obligación legal o cuando sea necesario para prestar el servicio. En particular, los datos de facturación y pago se procesan de forma segura a través de Stripe, que actúa como encargado o proveedor de servicios de pago para gestionar suscripciones y consumo medido. Otros encargados del tratamiento pueden incluir proveedores de infraestructura, telecomunicaciones e inteligencia artificial indicados en el Título II.

Artículo 4. Plazos de conservación

Los datos de la cuenta de empresa se conservan mientras dure la relación contractual y, tras la baja, el tiempo necesario para atender responsabilidades legales. Los datos de facturación y contabilidad se conservarán durante los plazos exigidos por la normativa fiscal y mercantil española (habitualmente hasta seis años en materia contable y cuatro en materia fiscal, sin perjuicio de ampliaciones en supuestos concretos). Los registros técnicos y de seguridad se conservan el tiempo estrictamente necesario para diagnóstico, auditoría y defensa ante incidencias.

Artículo 5. Transferencias internacionales

Algunos proveedores (por ejemplo, Twilio, Groq, Stripe, Supabase o Cloudflare) pueden tratar datos en países fuera del Espacio Económico Europeo. En esos casos, NeoVox procura que existan garantías adecuadas conforme al RGPD, tales como decisiones de adecuación de la Comisión Europea, cláusulas contractuales tipo u otros mecanismos reconocidos. Puede solicitarse información adicional sobre estas garantías escribiendo a contacto@neovox.app.

Artículo 6. Derechos de los interesados

Las empresas y personas de contacto registradas pueden ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento y portabilidad, cuando proceda, enviando un correo electrónico a contacto@neovox.app, acreditando su identidad cuando sea necesario. NeoVox responderá en el plazo máximo de un mes, prorrogable según la normativa vigente en casos complejos.

Si considera que el tratamiento no se ajusta a la normativa, tiene derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), en www.aepd.es.

Artículo 7. Actualización

Esta política puede actualizarse para reflejar cambios legales o del servicio. La versión publicada en esta página será la vigente desde su fecha de publicación.

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